POLITICA PRIVIND PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Dispozitii generale

Socar Petroleum SA, cu sediul in București, Str. Pechea nr. 32-36, etaj 4, Sector 1, inmatriculata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/13723/2012, cod de inregistrare fiscala 12546600 (,,Socar” sau „Societatea”), in calitate de operator de date, prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal cu buna credinta si in realizarea scopurilor specifice prevazute in prezenta, in conformitate cu prevederile legislatiei privind protectia datelor, incluzand nelimitativ Regulamentul (UE) 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul General privind Protectia Datelor “GDPR”).

Scopul acestei informari este sa va explice cine suntem, modalitatea in care prelucram datele cu caracter personal, cum partajam si utilizam datele cu caracter personal si modalitatea in care va puteti exercita drepturile de care beneficiati in temeiul GDPR.

Datele cu caracter personal reprezinta orice fel de informatie care se refera la o persoana fizica identificata sau identificabila. Informatiile diferite care, impreuna, pot conduce la identificarea unei anumite persoane constituie si ele date cu caracter personal.

Prin „prelucrare” intelegem orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

Luam in serios confidentialitatea si suntem constienti ca datele cu caracter personal va apartin; de aceea, depunem toate eforturile sa le stocam in siguranta si sa le prelucram cu atentie. Nu oferim date cu caracter personal unor parti terte fara sa va informam. Am implementat masuri adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal pe care ni le transmiteti.

Scopurile, temeiurile si categoriile de date cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate de Socar prin intermediul acestui website sau pentru desfasurarea activitatii sale pot fi folosite in scopuri precum:

1. Incheierea si executarea contractelor de achizitie de marfuri si administrarea relatiei cu clientii, care includ operatiuni precum vanzarea, derularea platilor si intocmirea documentelor financiar-contabile, in baza art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR. Socar prelucreaza datele de identificare, datele de contact si semnatura clientilor, furnizorilor si colaboratorilor Societatii sau ale salariatilor/reprezentantilor indicati de acestia in vederea incheierii si executarii.
2. Incheierea si executarea contractelor de achizitie de combustibil pe baza de card de combustibil, in baza art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR. Pentru acest scop, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum nume si prenume, nume de utilizator, functie reprezentant client, numar de telefon, adresa de e-mail, date card, date din CI client/reprezentant client, semnatura.
3. Incheierea si executarea contractelor de achizitie de roviniete/peaje si a indeplinirii obligatiilor legale impuse de legislatia incidenta in aceasta materie, in baza art. 6 alin. (1) lit. b), c) si f) din GDPR, dupa caz. Pentru acest scop, Socar colecteaza urmatoarele categorii de date: nume si prenume (doar in cazul emiterii facturilor fiscale), numar de inmatriculare, tara de inmatriculare, data si ora emiterii/expirarii rovinietei/peajului (in masura in care aceste informatii conduc la identificarea persoanei), serie sasiu, semnatura, adresa (doar in cazul emiterii facturilor fiscale), copie certificat de inmatriculare (doar in cazul corectiei numarului de inmatriculare), serie rovinieta/peaj si serie unica tranzactie.
4. Desfasurarea operatiunilor de vanzari en-gros, inclusiv prin completarea formularului disponibil in sectiunea Vanzari En-Gros, Societatea colecteaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal: numele si prenumele, adresa de domiciliu, functia, locul de munca, departament, nr. de telefon, adresa de e-mail, date din cartea de identitate, date din permisul de conducere, semnatura, in baza art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR.
5. Administrarea si mentenanta website-ului, care include si utilizarea de cookie-uri, astfel incat sa asiguram interactiuni rapide si facile intre utilizatori si website. Acest tip de prelucrare de date se intemeiaza pe consimtamantul dumneavoastra si pe interesul nostru legitim, in baza art. 6 alin. (1) lit. a) si f) din GDPR. Pentru mai multe detalii despre folosirea cookie-urilor de catre Societate, va rugam sa consultati sectiunea destinata acestora, disponibila pe acest website.
6. Desfasurarea operatiunilor de recrutare de personal, inclusiv prin completarea formularului disponibil la sectiunea Cariere de pe acest website, care presupune prelucrarea datelor de identificare si a datelor cuprinse in CV-ul candidatilor transmise Societatii, precum si a informatilor despre candidati disponibile public, in masura in care sunt relevante pentru procesul de recrutare. Prelucrarea acestor date se intemeiaza, dupa caz, pe consimtamantul dumneavoastra, interesul nostru legitim sau efectuarea demersurilor precontractuale, la cererea persoanei vizate, in baza art. 6 alin. (1) lit a), b) si f) din GDPR.
7. Desfasurarea campaniilor publicitare, in baza art. 6 alin. (1) lit a), c) si f) din GDPR, Socar colecteaza date cu caracter personal precum nume si prenume, imagine, voce, date de contact sau alte date impuse de prevederile fiscale, dupa caz.
8. Monitorizarea, securitatea si paza bunurilor, persoanelor si spatiilor Socar, conform prevederilor Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor prin utilizarea dispozitivelor de monitorizare video, in statiile Socar si la sediul social Socar, in baza art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR, dar si in realizarea intereselor noastre legitime, in temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR. Pentru acest scop, Socar prelucreaza imaginea dumneavoastra prin mijloace automatizate si numarul de inmatriculare al vehiculului dumneavoastra.
9. Solutionarea cererilor, a intrebarilor sau a reclamatiilor dumneavoastra, in baza art. 6 alin. (1) lit. a) sau lit. f) din GDPR, dupa caz. Socar prelucreaza numele, prenumele si datele de contact furnizate de dumneavoastra.
10. Desfasurarea relatiilor de munca, care presupun prelucrari de date pentru incheierea si executarea contractelor de munca, indeplinirea obligatiilor legale din domeniul muncii si securitatii sociale si/sau indeplinirea unui interes legitim, in baza art. 6 alin. (1) lit. b), c) si f) din GDPR, Socar prelucreaza date cu caracter personal ale salariatilor sai, astfel cum acestea au fost detaliate in nota de informare furnizata salariatilor; in anumite situatii particulare, care exced executarii contractului de munca, Socar prelucreaza datele salariatilor in temeiul consimtamantului acestora, in baza art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR.
11. Comunicarea cu colaboratorii si partenerii nostri contractuali/comerciali, in baza art. 6 alin. (1) lit. b) sau f) din GDPR, dupa caz. Pentru acest scop, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum nume, prenume, functia si/sau calitatea detinuta si organizatia reprezentata, semnatura, date de contact.
12. Achizitia unor imobile sau transmiterea unor drepturi reale catre Socar, in temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) si f) din GDPR, dupa caz. In acest scop, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum: nume si prenume, date cuprinse in documentul de identitate, date cuprinse in titlul de proprietate, date cuprinse in certificatul de atestare fiscala, date cuprinse in certificatul energetic si date cuprinse in extrasul de Carte Funciara. De asemenea, in masura in care Socar efectueaza o analiza a istoricului dreptului de proprietate, este posibil sa prelucreze date cu caracter personal ale unor persoane cu care nu are o relatie directa, cum ar fi membrii de familie ai vanzatorului, reprezentantii legali ai vanzatorului sau alte persoane care apar in istoricul dreptului de proprietate.
13. Intocmirea dosarului de asigurare de raspundere civila, in masura in care au loc incidente in statiile Socar, care genereaza daune unor persoane, in baza art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR. Socar prelucreaza date cu caracter personal, precum: nume si prenume, date cuprinse in documentul de identitate, date cuprinse in certificatul de inmatriculare al vehiculului, date cuprinse in permisul de conducere, numar de telefon si date cuprinse in declaratii.
14. Furnizarea serviciului de suport de tip call center/help desk, dedicat clientilor detinatori de card SOCAR, celor care achizitioneaza roviniete si potentialilor clienti, in baza art. 6, alin (1), lit. a), b) si f) din GDPR, dupa caz. In acest scop, SOCAR prelucreaza urmatoarele categorii de date: nume si prenume, numar de telefon, locul de munca, numar de inmatriculare autoturism, voce, inregistrarea convorbirii.
15. Furnizarea serviciului de facturare electronica si notificari, dedicat clientilor detinatori de card SOCAR, in baza art. 6, alin (1), lit. a), b) si f) din GDPR, dupa caz, SOCAR prelucreaza urmatoarele de categorii de date: adresa de e-mail, numar de telefon mobil, numar si serie factura, valoarea facturii, data emitere factura, data scadenta factura, dupa caz.
16. Colectarea debitelor/recuperarea creantelor datorate Socar, inclusiv prin intermediul executarilor silite, conform contractelor incheiate si interesului legitim al Societatii, in temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) si f) din GDPR. In acest scop, Socar prelucreaza date de identificare, date de contact si semnatura persoanelor vizate impotriva carora se deruleaza procedurile de colectare debite/recuperare creante si, dupa caz, ale reprezentantilor acestora implicati in aceste proceduri.
17. Apararea, execitarea, constatarea unui drept/pretentie/cerere in instanta, in fata altei autoritati/institutii/persoane fizice sau juridice, auditorilor, fara limitare, in baza interesului legitim al Societatii de a lua toate masurile necesare si adecvate pentru protejarea drepturilor si intereselor sale, potrivit art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR. In acest scop, Socar prelucreaza date de identificare, date de contact si semnatura persoanelor vizate cu privire la care sunt intreprinse actiunile si masurile luate de Societate (tip documentare, aparare, exercitare, constatare) si, dupa caz, ale reprezentantilor acestora implicati in aceste actiuni si masuri.
18. Indeplinirea obligatiilor legale ce revin Societatii, cum ar fi intocmirea documentelor financiar-contabile, depunerea raportarilor si efectuarea formalitatilor cerute de lege, in baza art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR. Pentru acest scop, Socar prelucreaza categoriile de date cu caracter personal care sunt prevazute in actele normative aplicabile.
19. Verificari reputationalale si de solvabilitate financiara ale tertelor parti (temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR, respectiv indeplinirea intereselor noastre legitime). SOCAR va prelucra datele dvs. cu caracter personal prin accesarea informatiilor publice disponibile online sau offline (Google, mass-media, portalul bpi.ro, just.ro, onrc.ro, listafirme.ro, etc.). Categoriile de date cu caracter personal include, dar nu se limiteaza la: date generale de identificare (nume si prenume), date referitoare la relatiile de munca (date despre functie/profesie; organizatie (companie/divizie/departament)), date de profesionale (profesie/calificare); date de contact (numar de telefon/fax); caracteristici personale (imagine/poza); date disciplinare/administrative/contraventionale (contraventii, cazier); date referitoare la litigii (date din dosarul de executare/litigiu). Socar realizeaza astfel de verificari pentru a determina riscurile de etica in afaceri, reputationale sau de conformitate la care se poate expune in relatiile de afaceri desfasurate.

In masura in care operatiunile de prelucrare a datelor se bazeaza pe consimtamantul dumneavoastra, va informam ca retragerea consimtamantului exprimat cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal se poate face in orice moment, insa retragerea consimtamantului nu va produce efecte asupra utilizarii datelor cu caracter personal de dinaintea modificarii optiunii, ci doar ulterior.

Datele cu caracter personal ale minorilor (cum ar fi: numele si prenumele, adresa, numarul de telefon, unitatea de invatamant, alte date cu caracter personal ale acestora, datele cu caracter personal ale membrilor de familie) nu vor fi prelucrate de catre Socar, fara acordul prealabil al parintilor/reprezentantilor legali ai acestora.

In ipoteza in care Socar intentioneaza sa va utilizeze datele in alt scop decat cel pentru care au fost colectate, Socar va va informa, inainte de orice fel de prelucrare ulterioara, referitor la scopul secundar si va va pune la dispozitie orice alte informatii imperative conform legii.

Durata de prelucrare a datelor cu caracter personal

Socar prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal pentru perioada de timp necesara executarii contractelor, conformarii cu obligatiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescriptie aplicabile sau pentru respectarea obligatiilor de arhivare impuse de legislatia aplicabila (spre exemplu, cele specifice domeniului fiscal si financiar-contabil). In cazul CV-urilor transmise prin intermediul acestui website, acestea sunt stocate pentru o durata de 1 an. Datele personale prelucrate prin intermediul monitorizarii video vor fi stocate pentru o perioada de 30 de zile de la data inregistrarii acestora, cu exceptia cazului in care exista temeiuri justificative pentru a fi pastrate pe o perioada mai indelungata, in conditiile legii.

Este posibil ca, in urma implinirii termenelor legale de arhivare, Societatea sa dispuna anonimizarea datelor, lipsindu-le astfel de caracterul personal.

Destinatarii datelor cu caracter personal. Transferul datelor

In cadrul operatiunilor de prelucrare efectuate in scopurile mentionate mai sus, datele dvs. cu caracter personal vor fi transmise catre personalul Socar care are rolul de a prelucra aceste date, catre consultanti, experti, evaluatori autorizati, avocati, notari, instante de judecata, institutii sau autoritati publice,  asiguratori si auditorii, precum si catre diversi prestatori/furnizori de servicii ai Societatii (de exemplu: IT, arhivare, curieri, prestatori de servicii care asigura mentenanta camerelor video, etc.).

In vederea realizarii unora din scopurile mai sus-mentionate, este posibil ca anumite categorii de date cu caracter personal sa fie transferate in afara Romaniei. Datele pot fi transferate in state din cadrul Spatiului Economic European („SEE”), cat si in afara SEE.

Pentru transferurile in afara SEE, Societatea isi va intemeia transferul conform cerintelor GDPR si in temeiul clauzelor standard de protectie a datelor adoptate de Comisia Europeana, pentru a asigura nivelul necesar de securitate si confidentialitate sau pe alte garantii recunoscute de lege.

Drepturile persoanelor vizate

In contextul prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal, beneficiati de urmatoarele drepturi: dreptul la informare, dreptul de acces la datele cu caracter personal care va privesc, dreptul de rectificare a datelor, dreptul de stergere a datelor, dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii datelor, dreptul de portabilitate a datelor, dreptul sa va opuneti prelucrarii datelor si dreptul de a va adresa justitiei si Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Cui va puteti adresa?

Pentru exercitarea drepturilor de care beneficiati, puteti transmite o cerere in atentia responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal, la adresa de e-mail dpo@socarpetroleum.ro.

Masuri de securitate a datelor dumneavoastra cu caracter personal

Va informam ca Socar a implementat masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru asigurarea integritatii si confidentialitatii datelor dumneavoastra cu caracter personal, in conformitate cu art. 32 din GDPR.

Socar trateaza cu seriozitate confidentialitatea datelor cu caracter personal. Ca atare, luam toate masurile necesare si rezonabile in vederea asigurarii securitatii si confidentialitatii datelor cu caracter personal, precum si in vederea prelucrarii acestora in conformitate cu prevederile GDPR si legislatia europeana si nationala aplicabila.

Data ultimei actualizari: 28.12.2023